Jak przygotować dokumenty aplikacyjne - list motywacyjny

Drodzy Studenci!

Mając za sobą pierwsze doświadczenia z rekrutacji do kolejnej edycji Programu Socrates-Erasmus i na inne stypendia oferowane przez BUWiWM zdecydowaliśmy się zebrać dla Was nasze wrażenia i udzielić Wam kilku rad, jak pisać, a czego się wystrzegać w dokumentach aplikacyjnych. Dla tych, którzy pierwszy raz piszą list, cv lub inny dokument nasze rady mogą stać się inspiracjąlub drogowskazem. Osoby, które już napisały i wysłały nie jeden dokument, niech potraktują nasze informacje, jak wskazówki odnośnie tego na co my, Pracownicy BWM, szczególnie zwracamy uwagę czytając Państwa aplikacje.

List motywacyjny
Poniżej można znaleźć kilka podstawowych wskazówek. Nie podamy jednak gotowych wzorów i sformułowań, bowiem dobry list, to właśnie taki, który unika sztampy i jest niepowtarzalny!
Poczytajcie o tym, czego unikać:

• Część listów sprawia wrażenie pisanych według tego samego wzoru: kandydaci, opisując siebie, używają zwykle tych samych przymiotników: ambitny, otwarty, ciekawy świata. Zdecydowane słowo – klucz, które się notorycznie powtarza to rozwój.
Jeśli chcesz wymienić jakieś cechy, nawet jeśli są to te, które powtórzą się w innych aplikacjach (w końcu ludzie są do siebie podobni i opisują się w podobny sposób) pamiętaj by wymieniane przez Ciebie cechy osobowości były poparte doświadczeniami życiowymi i dokonaniami naukowymi bądź zawodowymi.
Pamiętaj, że na jedno ogłoszenie przychodzi czasem kilkadziesiąt zgłoszeń. Nie sposób czytać ciągle tego samego!

• Kandydaci często uprawiają w listach agresywną autopromocję. Wiemy, że chodzi o to by przedstawić się od najlepszej strony, ale bez przesady! Gdy ktoś pisze, że posiada niemal wszystkie zalety tego świata to przestaje być wiarygodny.
Pomyśl więc jak nas swoją osobą zaciekawić, co z Twoich doświadczeń jest intrygujące i które z nich wyróżniają Cię od innych i predestynują do wyjazdu. Napisz o tym i wymień elementy, którymi chciałbyś się pochwalić (co zdążyłeś zrobić, jakie wygrałeś konkursy). Pamiętaj jednak by nie powtarzać faktów przedstawionych w CV bądź formularzu zgłoszeniowym (kilkakrotne czytanie o tym samym jest nudne i zniechęca).

• Często studenci nie wykazują w aplikacjach znajomości miejsca do którego chcą jechać ani znajomości uniwersytetu/ szkoły/ organizacji. Nie tłumaczą, czemu to właśnie oni powinni zostać wybrani, nie wykazują motywacji i nie pokazują, że im na wyjeździe zależy.
Radzimy więc dowiedzieć się o warunkach wyjazdu, o wybranym mieście i uniwersytecie, o możliwościach jakie daje wyjazd, studiowanie w nowym środowisku. Najlepiej przeprowadzić solidne badanie okoliczności - sondę i pokazać, że wiesz co Cię może spotkać i co możesz zyskać na tym, że wyjedziesz. Dobrze jest pokazać dlaczego chcesz jechać akurat w to miejsce, na konkretny uniwersytet i wydział i co skłania Cię do takiego wyboru.

• Mniejszym, aczkolwiek też istotnym, elementem są literówki lub błędy ortograficzne. Błędy podważają profesjonalizm kandydata, ale z powodu dobrych kwalifikacji jesteśmy w stanie przymknąć oko na pomyłki w dokumentach. Trudności sprawia jednak czytanie tekstu, w którym jest bardzo dużo błędów.
Dobrze jest po napisaniu listu odczekać parę godzin, nawet dzień i przeczytać go jeszcze raz wyłapując pomyłki (zarówno ortograficzne i stylistyczne). Warto też dać list do przeczytania komuś ze znajomych, którzy mogą pokazać jakie reakcje u czytającego wzbudza napisany przez nas dokument i dobrane sformułowania.

• Dyskwalifikujące jest dołączanie do aplikacji listów motywacyjnych lub innych dokumentów (typu opinie) przeznaczonych do innych celów (do rekrutacji do pracy, na inny wyjazd lub udział w innym projekcie). Może to zostać zinterpretowane, że kandydat nie przykłada starań do spełnienia wymagań formalnych i nie traktuje poważnie ani czytelnika swoich dokumentów, ani oferty wyjazdowej.
Pamiętaj, że piszesz list do konkretnej osoby i to do jej wiadomości powinny być przeznaczone zawarte w liście informacje. Listy kierowane do jednych ludzi nie powinny być przekazywane do wiadomości kolejnym osobom. Pamiętaj o szacunku do adresata i tajemnicy korespondencji! Nie przynoś starych i przeterminowanych dokumentów.

• Niektórzy piszą zbyt wyszukanym stylem, z niezwykłymi sformułowaniami, jakby ktoś radził kandydatom, że musi być np. śmiesznie. Zbyt duża oryginalność może się sprawdzić przy rekrutacji do pracy w agencji reklamowej, ale nie robi najlepszego wrażenia na osobach prowadzących selekcję na miejsca oferowane przez Uczelnię. Może to zostać potraktowane jak niepoważne traktowanie oferty wyjazdu czy samej instytucji.
Staraj się być twórczy i oryginalny, zachowując jednak umiar.

• Część studentów stara się koniecznie zmieścić list na jednej stronie (nawet kosztem czytelności i przejrzystości pisma).
Zaletą listu jest jego zwięzłość, jeśli jednak masz do przekazania wiele informacji zupełnie niepotrzebne jest ograniczanie się do jednej strony. List może być bardzo krótki, dosłownie trzyzdaniowy, albo i bardzo długi. Długość zależy od argumentów, które mają świadczyć o Twojej przewadze na dane miejsce. Czasem przeważają dwa lub trzy fakty, a niekiedy jest to długa lista różnych informacji. Pamiętaj, że niezależnie od długości listu ma on być schludny, przejrzysty i czytelny.

• Zdarza się, że kandydaci zapominają o formalnych elementach listu: danych własnych i adresata, miejscowości i daty oraz/lub zwrotów grzecznościowych rozpoczynających i kończących list.

Pamiętaj, że list motywacyjny jest takim samym listem jak każdy inny, obowiązują zatem reguły dotyczące wyglądu takiego pisma. Umieszczenie danych adresata pokazuje, że dołożyłeś starań by przygotować pismo na tę właśnie okazję, co świadczy o twoim zaangażowaniu. Twoje własne dane umieszczone na liście mogą okazać się niezbędne, np. gdy „zawieruszy się” reszta dokumentów. Używane przez Ciebie zwroty grzecznościowe nie musza być nadużywanymi formułkami, ale warto by pokazywały autentyczne zaangażowanie, serdeczny stosunek i kulturę osobistą.

Najczęstsze błędy w listach motywacyjnych: